Modernin talousohjauksen viitekehys – osa 2: jatkuva laskenta menestystekijänä

Johdanto

Eräs päämiehistämme on viljellyt viestinnässään konseptia jatkuvasta laskennasta (Continuous Accounting). Konsepti haastaa perinteiset toimintatavat kauden katkoon keskittyvistä ja jyrkästi kumuloituvista kirjanpidon rutiineista. Johtava ajatus on se, että iso osa kauden katkoa kuormittavista rutiineista voidaan edistyneen teknologian avulla automatisoida ja hoitaa alta pois jo keskellä kuuta. Tehtävien luonne muutetaan mahdollisimman pitkälle jatkuvaksi, jolloin työn kuorma tasoittuu, datan validointi ja jalostus informaatioksi nopeutuu, ja tiedon laatu ja kontrollit paranevat. Käytännön esimerkkinä tästä on tasetilien täsmäytyksen automatisointi. Kun valtaosa tilien täsmäyttämisrutiineista voidaan automatisoida (mukaan lukien tarkastus ja hyväksyntä), jää kirjanpitäjille enemmän aikaa suorittaa lisäarvoa tuottavia töitä kauden päätteessä, kuten analyyttista tarkastusta.

Kun itse elin controllerina lähes kymmenen vuotta arkea, jossa 12 kertaa vuodessa hypättiin viikoksi pimeään päähän sulkemaan kirjat ja raportoimaan, ei konseptin myyminen allekirjoittaneelle ollut kovin vaikeaa. Lähestymistavan vakuuttavuudesta inspiroituneena aloimmekin Intiton sisällä miettiä sen soveltuvuutta myös muussa laskentatoimessa. Huomasimme, että sama jatkuvan tekemisen filosofia tulisi olla ohjaavana tekijänä myös muissakin laskennan prosesseissa kuin pelkästään kirjanpidossa.

Jatkuvan laskennan kolme pointtia

Kiteytimme näkemyksemme modernin taloushallinnon ja controllingin menestystekijöistä kolmeen kohtaan, joita avaamme alla olevissa kappaleissa. Ensimmäiseksi jaamme laskennan prosessit kolmeen vastuualueeseen, joihin laskentatoimen eri tehtävät voidaan sisällyttää. Toiseksi kuvaamme vastuualueiden sisällä tehtäviä, joiden muuttaminen jatkuvaksi  auttaa talous- ja controlling-toimintoja niiden tontille sisältyvien haasteiden ratkaisemisessa. Kolmanneksi tarkastelemme kokonaisuuden merkitystä ja suunnittelua kustannustehokkaan ja toimivan ratkaisun luomiseksi.

1. Laskentatoimen kolme osa-aluetta

Ensiksi jaamme laskentatoimen kokonaisuuden kolmeen eri osa-alueeseen eli toimintoon. Nämä ovat:

  • Kirjanpito
  • Raportointi
  • Suunnittelu

Toiminnot voidaan käsittää myös vastuualueiksi, joiden järjestämis- ja hallintovastuussa talousjohto on. Ne eivät ole toisistaan irrallisia vaan ne muodostavat riippuvuussuhteet toisiinsa. Toimintojen organisointi käytännön tasolla ei välttämättä noudata yllä olevaa jaottelua, vaan tiimien tai henkilöiden vastuualueet ovat usein monisyisempiä. Laskentatoimen organisoinnista ulkoisen ja sisäisen laskennan kesken olen kirjoittanu aiemmin blogissamme.

2.  Jatkuvan tekemisen filosofia

Näkökulmalla jatkuva viitataan tässä siis reaaliaikaiseen tai lähes reaaliaikaiseen datan keräämiseen, käsittelyyn ja prosessointiin. Jokaisessa toiminnossa tunnistimme avainprosessit, joiden muuttaminen luonteeltaan jatkuviksi auttaa talousosastoa tukemaan liiketoimintaa tehokkaammin ja laadukkaammin. Avataan seuraavaksi jatkuvan toiminnan luonnetta eri toiminnoissa.

Continuous Accounting (Kirjanpito)

Paperitonta kirjanpitoa on tavoiteltu ja tehostettu jo reilusti yli kymmenen vuotta muun muassa sähköisten ostolaskujärjestelmien avulla. Myös maksuliikenteen automatisointi on ollut tätä päivää jo vuosia, ja isojenkin transaktiomäärien hallinnasta ei ole enää pitkään aikaan muodostunut haastetta menneen tapaan. Sen sijaan kauden päätösten hallinta ja niihin liittyvät kriittiset rutiinit perustuvat vielä useilla yrityksillä Excel-pohjaisiin virityksiin. Näiden automaatioaste on huono ja työn luonne keskittyy vahvasti kauden katkon ympärille.

Kirjanpidon vastuualueeseen kuuluu myös sisäisen valvonnan ja kontrolliympäristön luominen ja järjestäminen. ”Doing the the right when no one is watching” on hyvä perusta taloushallinnon eettiselle normistolle, mutta toimiva kontrolliympäristö vaatii tämän lisäksi aidosti sisäänrakennetut, jatkuvat, kontrollit. Kirjanpidon prosessien laadulla ja tehokkuudella on suora vaikutus raportoinnin vastaaviin mittareihin. Kirjanpidon muuttamisella luonteeltaan jatkuvaksi voidaan vaikuttaa dramaattisesti myös raportoinnin laatuun ja tehokkuutteen.

Continuous Reporting (Raportointi)

Raportointi voidaan nähdä jatkeena edelliseen, jossa kirjanpito muodostaa kivijalan, jonka päälle  talousraportoinnin ydin rakennetaan. Tässä yhteydessä raportoinnilla ymmärretään myös muutakin kuin kirjanpitoon pohjautuvaa raportointia kuten operatiivista myyntien, projektien ja henkilöstötietojen raportointia. Myös tuote- ja asiakaskannattavuuslaskennan ratkaisut luemme raportoinnin vastuualueeseen.

Tehokkaasti toteutettu tietovarasto automatisoitune integraatioineen on useimmiten toimivin ratkaisu erilaisten liiketoimintaa tukevien raportointitarpeiden tyydyttämiseen. Tämänkin kokonaisuuden suunnittelussa jatkuva voidaan nähdä ohjaavana tekijänä esimerkiksi integraatioiden ja latausten toteutuksissa, muutosten hallinnassa ja laskentaa ohjaavien parametrien ylläpidossa. On sanomattakin selvää, että muuttuneet tiedot (mukaan lukien perustiedot) täytyy heijastua raporteilla automaattisesti ja nopeasti ilman mittavia erityisponnisteluita. Kolmesta vastuualueesta raportoinnin saralla jatkuvan tekemisen metodi on varmasti pisimmällä.

Continuous Planning (Suunnittelu)

Myös talouden suunnittelun saralla vallassa on edelleen kertaluonteinen massiivinen harjoitus, jota myös (vuosi)budjetoinniksi kutsutaan. Budjetoinnin mielekkyydestä tai mielettömyydestä on kirjoitettu paljon, ja yrityksemme näkemys tästä ei aiheuttane yllätystä. Olemme aiemmin tuoneet esiin näkemyksiämme integroidusta liiketoiminnan suunnittelusta, ja sen takana seisomme edelleen. Ymmärrettiinpä jatkuvalla suunnittelulla sitten rullaavaa budjetointia tai ennustamista, kysynnän kautta myynnin ja tuotannon suunnittelua (sales and operations planning eli SOP) tai työvuorosuunnittelun integrointia talouden ennusteprosessiin, kaikissa ohjaavana tekijänä on suunnittelun jatkuva luonne. Näkemys tulevasta täytyy kerätä organisaatiosta säännöllisesti, mutta järkevällä tavalla, ja kerätty tieto on mallinnettava haluttuun muotoon nopeasti ja luotettavasti.

3. Kokonaisarkkitehtuuri

Jatkuvan laskennan näkökulmaan sisältyy myös laskenta-arkkitehtuurin kokonaisuuden suunnittelun tärkeys. Aiemmin todettiin jo, että kaikki kolme vastuualuetta ovat vahvasti riippuvaisia toisistaan. Suunnittelu esimerkiksi tarvitsee tuekseen jatkuvasti päivittyvät toteumatiedot, toteumien luotettavuus varmistetaan kirjanpidon prosesseihin upotetuilla kontrolleilla jne. Toisin sanoen, koskettaessa yhteenkin näistä kolmesta alueesta, menee se väistämättä läpi kahteen muuhunkin.

Käytännössä tämä luo tarpeen tietynlaiselle tekniselle alustalle (platform), johon laskentaratkaisut voidaan liittää ja niiden välisten integraatioiden suunnittelua ja toteuttamista. Nykypäivän ratkaisuissa esimerkiksi tilikartta ylläpidetään yhdessä järjestelmässä, ja samaa rakennetta käytetään suunnittelussa ja raportoinnissa ilman viiveitä tai manuaalisia ylläpitotoimenpiteitä. Teknologiaa valitessa sen kyvykkyyksiä kannattaa tarkastella sekä toiminnoittain (esim. suunnittelu- vs. raportointiominaisuudet) että sen soveltuvuutta kokonaisarkkitehtuuriin (Voinko ratkaista tällä myös muita ongelmia? Kuinka hyvin ratkaisu integroituu muihin järjestelmiin?). Näiden painotuksilla voi olla isokin ero eri ratkaisujen hyväksi.

Yhteenveto

Talousjohdon haasteiden ratkaisujen miettiminen vaatii ensin aina syvällisen ymmärryksen tämänhetkisestä tilanteesta ja ympäristöstä.  Yllä kuvattu malli auttaa kuvaamaan, analysoimaan ja priorisoimaan yrityksen talouden ohjaukseen liittyvien toimintojen nykytilaa. Prosessien ja niihin sisältyvien haasteiden sijoittaminen oikeisiin lokeroihin takaa sen, että ongelmat ratkaistaan oikeassa järjestyksessä, asianmukaisin välinein ja ennen kaikkea varmistetaan kokonaisuuden toimivuus. Tavoitteena on tuottaa tehokkaita ja yhtenäisiä ratkaisuja, jotka tukevat yrityksen strategiaa ja mukautuvat joustavasti alati monimutkaistuvaan liiketoimintaympäristöön.

 

 

 

 

 

Projektin ennustamisen ydin

Projektien hallinta on keskeinen taito monien organisaatioiden suorituskyvyn johtamisessa. Vahvimmin projektien vaikutus näkyy luonnollisesti organisaatioissa, joiden tuotteet tai palvelut tuotetaan projekteina. Tällöin projektien hallinnan täytyy olla kunnossa tai koko organisaation suorituskyky romahtaa. Esimerkiksi, Caverion on julkisesti myöntänyt, että heidän viime aikojen vaikeudet johtuivat mm. epäonnistuneesta projektien hallinnasta. He joutuivat antamaan viime vuonna neljä tulosvaroitusta, tekemään kymmenien miljoonien alaskirjaukset, aloittamaan laajat saneeraustoimet ja vaihtamaan toimitusjohtajaa (uutinen aiheesta). Muillakin organisaatioilla on projekteja etenkin investoinneissa ja prosessien kehittämisessä. Vaikka näillä organisaatioilla on yleensä vähemmän projekteja, voi suuri ERP-projekti olla organisaation menestyksen kannalta kriittinen (Oriolan tapaus). Tässä tekstissä keskitytään projektin ennustamiseen ja samalla käsitellään siihen läheisesti yhteydessä olevia muita projektinhallinnan osa-alueita, kuten suunnittelua ja seurantaa.

Ennustamisella projekti paremmin haltuun

Ennustamisen avulla pyritään hahmottamaan mihin projektissa ollaan menossa. Ennuste antaa vastauksia siihen, mikä tulee olemaan projektin todennäköinen lopputulos ja mitkä ajalliset, rahalliset ja laadulliset vaikutukset eri toimenpiteillä on projektin kokonaisuuteen. Projektin elinkaaressa ennustaminen tulee kuvioihin, kun projektisuunnitelma on tehty ja projektin toteutus on käynnistetty. Projektisuunnitelma on ennusteen lähtökohta ja siitä ilmenee kuinka kauan projekti kestää, mitä projektin aikana tehdään ja mitä se maksaa. Ennustamisella reagoidaan projektin aikana tapahtuneisiin asioihin ja muutetaan alkuperäisen suunnitelman arvioita tarpeen mukaan kuvaamaan todellista projektin etenemistä. Ennustaminen on aina arviointia ja mitä suurempi kokonaisuus on kyseessä, sitä vaikeampi sitä on ennustaa. Tähän haasteeseen tuo apuja projektin pilkkominen osiin. Projektin toimituselementtejä pilkotaan osiin, kunnes yksittäiset osat ovat niin pieniä, että niille voidaan kohtuullisesti muodostaa aika- ja kustannusennuste.

Edellisessä kappaleessa sivuttiin jo projektinhallinnan perinteisen kolmiomallin elementtejä, jotka ovat aika, kustannus ja laatu. Tämä kolmiomalli on esiintynyt kirjallisuudessa vuosikymmeniä. Mallista on hieman eri versioita ja toisinaan laatu on korvattu termillä laajuus (scope). Käytännössä laatu ja laajuus molemmat ottavat kantaa siihen saako asiakas projektista sen mitä hän odottaa saavansa. Malli tuo selkeästi esiin sen haasteen, että projektissa näitä kolmea elementtiä ei voi kaikkia painottaa yhtä aikaa. Esimerkiksi, tietyn aikataulun pitäminen projektissa vaatii todennäköisesti myönnytyksiä projektin kustannuksissa tai laadussa. Huippulaadun vaatimus puolestaan todennäköisesti vaatii sekä aikaa että rahaa. Projektin etenemisen kannalta on syytä tunnistaa, mikä näiden elementtien tärkeysjärjestys on. Sen avulla varmistetaan, että projektin aikana tehdyt päätökset pyrkivät johdonmukaisesti samaan tavoitteeseen.

Aika, kustannus ja laatu – ennusteen komponentit

Kokonaisuudessaan projektin ennustaminen voi sisältää seuraavia osa-alueita: kesto, valmiusaste, tulot, kustannukset, osatuloutus, kassavirta, seuranta ja päätöksenteko. Ennusteprosessin laajuudella vaikutetaan siihen, mitkä kaikki näistä ovat osa prosessia. Esimerkiksi, tulot ja kustannukset riittävät useissa tapauksissa hyödylliseen ennusteeseen ja muita osa-alueita voidaan lisätä tarpeiden kehittyessä. Seuranta ja päätöksenteko ansaitsevat vielä erityismaininnan, sillä ennustamisen keskeinen tavoite on pyrkiä seuraamaan projektin etenemistä ja tarvittaessa päätösten avulla ohjata toimintaa haluttuun suuntaan.

Projektin ajan eli keston ennustaminen antaa kuvaa projektin aikataulun pitävyydestä ja valmiusasteesta. Yksi keino ennustaa kestoa on käyttää ansaitun arvon käsitettä ja sitä hyödyntävää menetelmää (Earned Value Management, eli EVM). Tarkoituksena on arvioida projektin edetessä, miten paljon kokonaiskestosta tai aikataulusta on saatu valmiiksi. Tätä kutsutaan ansaituksi kestoksi tai aikatauluksi ja se voi poiketa hyvinkin paljon projektiin todellisuudessa käytetystä ajasta. Tämän avulla pystytään tekemään ennuste jäljellä olevalle kestolle ja myös vertailemaan sitä alkuperäiseen suunnitelmaan. Tässä kirjoituksessa ei ole syytä pureutua tarkemmin käytettäviin kaavoihin, koska ne ansaitsevat ja vaativat oman tekstin aiheen laajuuden vuoksi. Ajan ennusteen tarkkuudessa suuri haaste on silloin, kun resurssit ovat hyvin rajalliset tai niiden saatavuus on vaihtelevaa. Tällöin pienikin muutos suunnitelmaan voi aiheuttaa suurta heilahtelua projektin lopullisessa kestossa. Tällaisessa tilanteessa kannattaa seurata tilannetta tarkasti ja mahdollisuuksien lievittää pullonkaulojen tilannetta etukäteen.

Projektin talouden ennustamiseen sisältyy tulojen ja kulujen ennustaminen. Lisäksi kiinnostavia asioita voivat olla projektin osatuloutus ja kassavirta. Tulojen ennustaminen on yleensä suoraviivaisempaa kuin kulujen ennustaminen, sillä se yleensä perustuu projektisuunnitelmassa sovittuun laskutusaikatauluun. Tässä on toki omat haasteensa, jotka liittyvät erimielisyyksiin projektin etenemisestä ja asiakkaan mahdollisiin maksuvaikeuksiin. Projektin kustannuksien ennustamiseen on käytössä useampia keinoja. Laskennan osalta yksinkertainen menetelmä on lineaarinen ennuste, joka olettaa että kustannusten tahti pysyy tasaisena läpi projektin. Todellisuudessa kulut harvoin kertyvät lineaarisesti, joten ennuste saattaa olla oikein kokonaistasolla, mutta ei tarkemmalla tasolla. Tämä metodi ei myöskään ota mitenkään kantaa valmiusasteeseen tai aikatauluun. Ero todellisessa ja ennustetussa aikataulussa aiheuttaa poikkeuksetta virheitä kuluennusteeseen. Monipuolisempi tapa ennustaa ja seurata kustannuksia on käyttää edellisessä kappaleessa mainittua EVM-menetelmää. Kustannusten osalta ennusteeseen arvioidaan mikä on jäljellä olevan työn kustannus. Tässä menetelmässä otetaan huomioon sekä aikataulu, että kustannusten epälineaarinen kertyminen. EVM:n käyttöön liittyy paljon laskentaa, joten useimmiten tämän menetelmän käytössä tarvitaan jonkinlainen ennustetyökalu. Osatuloutusta ja kassavirtaa ajatellen lineaarinen menetelmä ei yleensä ole riittävä, sillä ennusteen täytyy olla käytettävä myös esimerkiksi kuukausitasolla.

Projektin laatua ja suorituskykyä pitää pystyä seuraamaan ja hallitsemaan, mutta varsinaista ennustamista siinä on vähemmän. Keskeistä on löytää virheet aikaisin, sillä projektin aikana virheiden vaikutus kertyy ja kasvaa kiihtyvällä tahdilla. Tätä kautta laatu vaikuttaa suoraan projektin kestoon ja kustannuksiin, jolloin koko ennuste voi romuttua projektin laadun virheisiin. Tämä on hyvä pitää mielessä, vaikka ennustetta tehdessä tähän ei yleensä oteta mitenkään kantaa. Toisaalta, kun havaitaan nopeasti virheiden aiheuttamat toimenpiteet, pystytään muuttamaan ennuste vastaamaan todellista tilannetta. Asiaan ehditään reagoimaan ja vältytään yllätyksiltä projektin loppumetreillä. Laadussa ei pelkästään ole kyse virheistä, vaan myös projektin laajuus on osa laatua. Jos joudutaan pudottamaan suunnitelmasta osia pois esimerkiksi aikataulu-haasteiden takia, lopputulos ei vastaa asiakkaan odotuksia. Laatu ei tällöin vastaa alkuperäistä suunnitelmaa.

Ennuste luotettavammaksi

Herkkyysanalyysilla ennusteeseen saadaan lisäarvoa tuomalla esiin kriittiset aikatauluun ja kustannuksiin vaikuttavat kohdat. Tämä vaatii enemmän työtä ennustusta tehdessä, sillä herkkyysanalyysi vaatii vähintään kolmen ennusteen tekemisen: Paras, huonoin ja realistinen ennuste. Herkkyysanalyysiin lopputuloksiin päästään kiinni, kun lasketaan projektin jokaisen osan eri skenaarioiden yhdistelmien lopputulema. Tämän avulla nähdään mille välille projektin kesto ja kustannukset osuvat suurella todennäköisyydellä. Lisäksi pystytään tunnistamaan lopputuloksen kannalta kriittisimmät kohdat. Kolmipistemenetelmän sijaan voidaan harvinaisissa tapauksissa käyttää todennäköisyysjakaumaa, jolla voidaan simuloida herkkyysanalyysia tarkemmalla tasolla. Haasteena tässä on se, että projektit ovat yleensä uniikkeja, eikä näille saada määriteltyä järkevää todennäköisyysjakaumaa.

Yhteenveto

Projektin ennustaminen on ensisijaisesti seuranta- ja hallintatyökalu, jonka avulla pyritään parantamaan projektin aikana tehtävien päätösten laatua. Projektin ennuste pyrkii antamaan todellisen kuvan siitä, missä vaiheessa projekti on ja missä aikataulussa ja millä kustannuksilla projekti todennäköisesti saadaan valmiiksi. Näiden tietojen perusteella pystytään tekemään päätöksiä, joilla voidaan ohjata projektia suunniteltuun suuntaan. Säännöllinen hyvin tehty ennuste tuo myös esiin ongelmakohdat ajoissa, jolloin virheiden vaikutus kokonaisuuteen ei ole vielä ehtinyt karata käsistä. Yllätyksiin ehditään reagoimaan ajoissa.

Modernin talousohjauksen viitekehys – osa 1: talousjohdon muuttuva toimintaympäristö

Olemme Intitossa näköalapaikalla. Kohtaamme työssämme talousjohtajien päivittäiset haasteet ja alati monimutkaistuvan toimintaympäristön. Talousjohdon sopeutuminen ja menestyminen vaativat analyysin talousjohdolle painetta lisäävistä tekijöistä. Tiivistimme neljään trendiin talousjohtajien tänä päivänä kohtaamat haasteet:

1. Liiketoiminnan monimutkaistuminen

Tänä päivänä ei liene yhtään toimialaa, johon digitalisaatio ei vaikuttaisi. Digitalisaatio on todellinen paradigman muutos, joka luo aivan uudentyyppisiä liiketoimintamalleja haastaen perinteiset toimijat. Olemme nähneet niin sanotun alustatalouden nousun, kuten esimerkiksi Uber ja AirBnB. Näiden uusi liiketoimintamalli laittaa toimialan vakiintuneet toimijat ahtaalle ja toisaalta madaltaa toimialalle tulon kynnystä. Uusissa liiketoimintamalleissa uutta on myös ansaintamalli, jonka ymmärtäminen ja muuttaminen kannattavaksi liiketoiminnaksi voi olla haastavaa. Esimerkiksi moni tunnettu pilvipalvelutoimittaja kamppailee kannattavuuden kanssa, operatiivisen toiminnan pyöriessä pitkään ulkopuolisten rahoittajien varassa. Tämä yhtälö vaatii tasapainoilua talousjohdolta.

Monimutkaistuva liiketoiminta haastaa taloudenjohtamista kahdesta suunnasta. Ensiksi monimutkaisempi liiketoiminta tarkoittaa myös monimutkaisempia talouden prosesseja. Liiketoiminnan pyöriessä yhä enemmän aineettomien omaisuuserien ympärillä joudutaan esimerkiksi arvostus- ja tulouttamisperiaatteiden soveltamista pohtimaan uudella tavalla. Lisäksi yritykset toimivat usein  monimutkaisissa toimitusketjuissa, joiden reaali- ja rahaprosessien ymmärtäminen on vaativaa. Esimerkki tästä on jälleenmyyjille kuuluvien alennusten, hyvitteiden ja muiden kannustimien laskeminen ja maksaminen. Toiseksi monimutkaisemmat liiketoimintamallit vaativat controllereilta yhä syvempää liiketoimintaosaamista, jotta he pystyvät tarjoamaan liiketoiminnan päätöksenteolle riittävän tuen.

2. Compliance-huolet

Englannin kielen termi compliance on terminä haastava, eikä sille löydy napakkaa suomennosta. Se voidaan kääntää vaatimuksenmukaisuudeksi, joka ei kuitenkaan kuvaa sen sisältöä  riittävästi. Compliance termillä tarkoitetaan lakien, sääntöjen ja määräysten noudattamista. Se kattaa sekä yrityksen ulkopuolelta tulevat vaatimukset kuten lait, että yrityksen sisäisen ohjeistuksen, jolla yritetään muun muassa estää taloudellisia väärinkäytöksiä. Edellisessä kappaleessa kuvattu liiketoiminnan monimutkaistuminen aiheuttaa talousjohdolle myös compliance paineita Monimutkaisempi liiketoiminta tarkoittaa lisää riskejä, jotka täytyy ensin tunnistaa ja sen jälkeen niihin on pystyttävä varautumaan.

Vapaa kauppa ja globalisaatio ovat vähentäneet kaupankäynnin esteitä ja avanneet uusia markkinoita yrityksille. Sen vuoksi on paradoksaalista, että samaan aikaan yritysten kohtaama sääntely ei juurikaan ole helpottunut. Globaali talous vaatii, että yritysten tulee pystyä raportoiminaan taloudellista tilaansa läpinäkyvämmin ja yhteisesti sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Suomessa julkisesti noteeratut yrityksen ovat olleet velvoitettuja laatimaan tilinpäätöksensä kansainvälisten IFRS-standardien mukaan jo yli kymmenen vuoden ajan. IFRS-standardit ovat elävä kokoelma, joka täydentyy muuttuvan toimintaympäristön mukaan koko ajan. Seuraavana käyttöön tulee vuoden 2019 alussa IFRS 16-standardi, joka tuo taseen ulkopuoliset vuokravastuut taseeseen. Tämä on monelle yritykselle suuri ponnistus, jonka toteuttaminen vaatii paljon osaamista, aikaa ja tietojärjestelmiä. Toinen esimerkki sääntelyn lisääntymisestä on vuosien 2007-2008 finanssikriisin jälkeen tapahtunut pankki- ja rahoitussektoria koskevat kasvaneet vakavaraisuusvaatimukset ja uuden viranomaisraportoinnin vaatimukset. Tämän seurauksena myös muiden yritysten rahoituksen saaminen on vaikeutunut. Saadakseen rahoitusta on yritysten yhä paremmin pystyttävä todentamaan taloudellinen suorituskykynsä ja oletukset, joihin tulevaisuuden kasvu ja kassavirrat perustuvat.

3. Reaaliaikaisuuden vaade

Talousosasto on perinteisesti toiminut eräajopohjaisesti; tehdään kuukausikatko ja vuositilinpäätös tai laaditaan vuosibudjetti. Tämä perinteinen vuosikello ei enää ole riittävän herkkä ja läpimenoajaltaan tehokas nykypäivän liiketoiminnan vaatimuksiin. Tietoja yrityksen tilasta, niin taloudellisilla kuin operatiivisilla mittareilla mitattuna, halutaan lähes reaaliajassa. Samalla tavalla kuin ranteessa oleva älykello mittaa koko ajan jokaista liikettämme ja jopa unen laatua, halutaan yrityksen johtamisjärjestelmän olevan koko ajan liiketoiminnan pulssilla ja tunnistavan sieltä indikaattoreita, joihin johdon on reagoitava. Perinteiset toimintamallit ja tietojärjestelmät kipuilevat reaaliaikaisuuden vaatimuksen kanssa, joten talousjohdon on modernisoitava sekä prosesseja että tietojärjestelmiä pysyäkseen muuttuvan toimintaympäristön kyydissä.

4. Tietojen luotettavuus ja oikeellisuus

Luotettavuus ja oikean informaation tuottaminen on ollut talousosaston perustehtävä aina. Jo kirjanpitolain mukaan tilinpäätöksen on annettava oikea ja riittävä yrityksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Luonnollisesti tämä vaatimus koskee myös yrityksen sisäistä johdon raportointia ja tiedon tuottamista. Monimutkaisemmaksi muuttuneessa ja reaaliaikaisuutta vaativassa toimintaympäristössä oikean ja luotettavan informaation tuottamisen vaikeusaste on kasvanut. Tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi tarvitaan uusia kontrolleja ja tapoja varmistaa tiedon laatu. Tässäkin teknologialla on merkittävä rooli.

Kuinka hallita muuttuvaa toimintaympäristöä?

Edellä kuvatut neljä tekijää eivät ole irrallisia, vaan ne kytkeytyvät tiiviisti toisiinsa. Moderni talousjohtaminen on monimutkainen kokonaisuus, jonka hallinta vaatii uudentyyppistä osaamista ja resursseja.  Tätä kokonaisuutta ei voi hallita tehokkaasti, ellei sen taustalla ole nykyisen toimintaympäristön piirteet huomioiva kokonaisvaltainen viitekehys. Me olemme kehittäneet oman viitekehyksen, jolla talousjohto voi ottaa helpommin haltuun vallitsevan toimintaympäristön tuottamat haasteet. Blogi-sarjan seuraavassa osassa avaamme tarkemmin mistä viitekehyksessämme on kyse.

 

IFRS 16 muuttaa vuokrien kirjanpidon

Kansainvälistä tilinpäätösnormistoa IFRS:ää noudattaville yrityksille uudet tai muuttuvat laskentasäännökset tuovat mukanaan haasteita, joiden ratkaiseminen ei usein onnistu pelkästään sormia näpäyttämällä. Yksi muuttuvista säännöksistä on IFRS 16, joka koskee vuokrasopimusten kirjanpidollista käsittelyä. Perinteisesti vuokrasopimusten perusteella maksetut leasingmaksut on kirjattu suoraan tulokseen kuluksi, ja niihin liittyviä omaisuuseriä ei ole tarvinnut näyttää taseessa. Kun tase on pyritty pitämään mahdollisimman ohuena, leasing on usein näyttäytynyt omaa omistusta houkuttelevampana vaihtoehtona.

IFRS 16:n myötä vuokrasopimukset pitää kirjanpidollisesti käsitellä kuitenkin ns. rahoitusleasingina, jolloin vuokrasopimuksen kohteena olevan omaisuuserän arvo on kirjattava taseeseen omaisuudeksi ja poistettava se kohteen taloudellisen käyttöajan aikana. Lisäksi vuokranantajalle maksetuista vuokrista on erotettava koron osuus omalle tililleen, eli leasingin kulu näkyy tuloslaskelmassa sekä poistoissa että rahoituskuluissa. Ainoastaan arvoltaan pienet ja kestoltaan alle vuoden kestävät vuokrasopimukset voidaan jatkossakin kirjata suoraan kuluksi. Uutta standardia sovelletaan 1.1.2019 tai sen jälkeen alkavilla tilikausilla.

Mitä tämä tarkoittaa käytännön kirjanpidon kannalta? Vastaus on yksiselitteinen – lisää työtä. Kuluksi kirjattavat operatiiviset vuokrat kirjautuvat ilman suurempaa stressiä ostoreskontran ja sähköisen laskunkäsittelyjärjestelmän kautta. Vuokrasopimuksia ei kirjanpidon kannalta tarvitse seurata yksilöityinä, vaan riittää, että leasinglaskut maksetaan ajallaan ja kulut kirjataan seurannan kannalta oleellisille kulutileille. IFRS 16 -säännön soveltamisen myötä jokainen sopimus täytyy kirjanpitoa varten käsitellä yksilöitynä omaisuuskohteena, jolloin syntyy tarve perustaa leasingrekisteri vuokrasopimusten tietojen tallettamista ja säilyttämistä varten. Leasingrekisterin sisältämiä oleellisia tietoja ovat muun muassa sopimuksen kesto, arvo, maksuehdot ja käytetty korko (jonka perusteella leasingvelvoitteista lasketaan diskonttaamalla omaisuuserän arvo ja leasingmaksu jaetaan poistoihin ja korkokuluihin). Ilman asianmukaista leasingrekisteriä hyvä hallintotapa ja kirjanpidon audit trail vaarantuvat oleellisesti.

Kuvitellaan, että yrityksen työntekijöilleen tarjoamat työsuhdeautot ovat ”liisattuja”, samoin kuin toimiston käytävillä lymyävät tulostimet ja kopiokoneet. Varastossa pyörivät lukuisat trukkikoneet, joita ei ole aiemmin tarvinnut kirjata taseeseen. Keskisuurestakin yrityksestä löytyy helposti kymmeniä hyödykkeitä, joiden käyttöoikeus perustuu vuokrasopimukseen. Näiden sopimusten kirjanpidollisen käsittelyn muuttaminen IFRS 16-standardin ja verotuksen mukaiseksi pelkkään Exceliin tukeutuen on tehotonta ja virhealtista. Tarve edistyneelle laskentajärjestelmälle on todellinen.

Edellisessä blogissamme kerroimme uudesta kumppanuudestamme Tagetik ohjelmistoyhtiön kanssa. Tagetikilla on erittäin pitkälle viedyn konsernitilinpäätöksen laadintaan tarkoitetun ratkaisun lisäksi tarjota täsmäratkaisu myös IFRS 16 laskennan vaatimuksiin. Kyseessä on koko ketjun hallitseva valmisratkaisu, jonka käyttöönotto on nopea ja jonka avulla standardin asettamat vaatimukset täyttyvät. Ratkaisu on integroitavissa monipuolisesti eri lähdejärjestelmiin. Tagetikiin syntyvän leasingrekisterin perusteella järjestelmä luo automaattisesti muistiotositteet, jotka voidaan yhdistellä konsolidointi- tai kirjanpitojärjestelmän saldoihin halutulla tavalla. Tällä tavalla oikaisujen audit trail on aukoton ja oikaisujen käsittely voidaan ”lokeroida” tehokkaasti ja läpinäkyvästi.

Katso esimakua Tagetikin IFRS 16-ratkaisusta alla olevasta videosta ja osallistu 20.9.2017 klo 10:00-11:00 webinaariimme, jossa kerromme ja näytämme aiheesta lisää. Lisätiedot ja ilmoittautumiset täällä.

 

 

 

Intitosta Tagetik-kumppani

Intito on solminut kumppanuussopimuksen ohjelmistoyhtiö CCH Tagetikin kanssa. Tagetik on markkinoiden monipuolisin talous-  ja controlling-funktion tarpeisiin suunnattu talousohjauksen ratkaistu (engl. financial/corporate performance management). CCH Tagetik on osa hollantilaista Wolters Kluwer -konsernia.

Olemme etsineet tarjontaamme ratkaisua, jossa olisi niin konsernitilinpäätöksen laadintaan, johdon raportointiin kuin liiketoiminnan suunnitteluun tarvittavat toiminnallisuudet yhdessä ratkaisussa. Tagetik tarjoaa kaikki nämä ominaisuudet sekä paljon muuta ja oli sen vuoksi selkeä valinta täydentämään nykyistä tarjontaamme. Erityisesti Tagetikin puolesta puhuivat sen vahvat konsernilaskentaominaisuudet, joita ei muista kilpailevista tuotteista löydy. Tuotteen avulla koko raportointiprosessin läpimenoaikaa aina erillisyhtiöiden raportoinnista konsernitilinpäätöksen julkaisuun voidaan tehostaa merkittävästi. Lisäksi Tagetikin ratkaisua on mahdollista täydentää IFRS-moduuleilla, joiden avulla usein konsernilaskentajärjestelmän ulkopuolella tehtävät erillislaskelmat saadaan osaksi konsernilaskentajärjestelmää ja täydellistä kirjausketjua (audit trail). Näistä esimerkkinä mainittakoon 1.1.2019 voimaan astuva IFRS 16 standardi, joka asettaa huomattavia vaatimuksia leasing- ja vuokrasopimusten käsittelylle konsernitilinpäätöksessä. Raportoinnin lisäksi Tagetik on täysiverinen liiketoiminnan suunnittelujärjestelmä ja siinä on valmiita toiminnallisuuksia sekä kustannusten allokointiin että kustannuslaskentaan.

Tagetikin monipuoliset ominaisuudet on tunnustettu myös alaa seuraavien analyytikkojen toimesta. Tagetik on yksi harvoista tuotteista, joka on sijoittunut erinomaisesti Gartnerin molemmissa CPM Magic Quadrant -tutkimuksissa (Financial Corporate Performance Management ja Strategic Corporate Performance Management) – nämä sijoitukset siis yhdellä ja samalla Unified Perfomance Management Platform -tuotteella.

Tagetik on toteutettu Microsoft SQL Server -alustalle ja integroituu sen vuoksi luontevasti kaikkiin Microsoft tuotteisiin – olipa kyse MS Officesta, Microsoftin BI-välineistä tai Microsoftin ERP-ratkaisusta. Tuotteessa on valmis integraatiorajapinta, jonka avulla rakenteiden (tilikartta ja muut dimensiot) ja datan (toteuma mukaan lukien sisäiset erät) sisäänluku onnistuu saumattomasti sekä MS Dynamics että AX -ratkaisuista.

 

 

 

Budjetointi- ja ennustejärjestelmän ostajan opas 2017

Tänä päivänä markkinoilla riittää tarjontaa budjetointi- ja ennustejärjestelmistä. Lisääntynyt tarjonta ei kuitenkaan ole tehnyt valintaa välttämättä sen helpommaksi.

Olemme toteuttaneet teknologiariippumattoman oppaan budjetointi- ja ennustejärjestelmän hankintaan, jossa käsitellään muun muassa:

  • Millainen on markkinatarjonta Suomessa tällä hetkellä?
  • Mitkä ovat modernin budjetointi- ja ennustejärjestelmän keskeiset toiminalliset vaatimukset?
  • Järjestelmän hankinta pilvestä vai omaan konesaliin?
  • Millaisia muita käyttökohteita modernilla suunnittelujärjestelmällä on budjetoinnin ja ennustamisen lisäksi?

 

Oppaassa on myös yhteistyökumppanimme Houston Analyticsin puheenvuoro edistyneen analytiikan hyödyntämismahdollisuuksista budjetoinnin ja ennustamisen tukena.

Lataa maksuton opas käyttöösi alla olevan linkin kautta:

Budjetointi- ja ennustejärjestelmän ostajan opas

 

Hyvän täsmäytyksen täytyy kertoa tarina

Joskus eteen tulee tilanne, että tietyn asian suora suomenkielinen käännös ei riitä kuvaamaan sen sisältöä riittävän tarkasti. Toisin sanoen, suomenkielisen termin tai asian kääntämiseen löytyy englannin kielestä useampi kuin yksi vaihtoehto. Tällöin haasteeksi tulee se, että käännökseen tarjottujen englanninkielisten termien sisältö voi poiketa keskenään toisistaan.

Tästä hyvä esimerkki on täsmäytys, jolle englannista löytyy kaksi sopivaa käännöstä: matching ja reconciliation. Edellisen merkitys rajoittuu siihen, että kun kaksi tai useampi osumaa ovat yhteneväisiä, niiden voidaan sanoa täsmäävän. Jälkimmäisellä puolestaan tarkoitetaan taloushallinnon yhteydessä laajempaa kokonaisuutta kirjanpidon tilien täsmäytystä.

Sisällöllisesti tasetilien täsmäytys saatetaan ymmärtää joskus pelkkänä matchingina. Toisin sanoen täsmäytyksen tekemiseksi katsotaan riittävän, että kaksi osumaa (esimerkiksi myyntireskontran kokonaissumma ja pääkirjatili) ovat yhtä suuria. Tilien täsmäytys, account reconciliation, pitää sisällään toki matching termin merkityksen, mutta on merkitykseltään huomattavasti laajempi kokonaisuus kuin pelkkä matching. Kirjoituksen lingvistinen osuus saa jäädä nyt kuitenkin tähän, ja oikeasti tarkoitus on käsitellä tasetilien täsmäyttämiseen liittyviä käytäntöjä tarkemmin.

Täsmäytyksen laatuvaatimukset

Tasetilien täsmäytys on perusta kirjanpidon raportoiduille luvuille. Kahdenkertaisen kirjanpidon ansiosta kirjanpidollisen tuloksen voidaan katsoa syntyvän tasearvojen erotuksista tietyllä aikavälillä. Näin ollen tasetilien täsmäytys on ehdoton edellytys sille, että kirjanpidollinen tulos voi edes teoriassa olla oikein. Varsinkin anglosaksisissa maissa kirjanpitoa ja tulosta ajatellaan enemmän tasearvojen kautta syntyvänä erotuksena, kun taas meillä on perinteisesti lähdetty meno-tuloteoriasta. Todennäköisesti tästä syystä Suomessa ei tasetilien täsmäytykseen ole paneuduttu yhtä intohimoisesti ja perusteellisesti kuin rapakon takana. IFRS:n käyttöönotto käypien arvojen periaatteineen on toki muuttanut tätä mentaliteettia jo meilläkin.

Kun aiemmin väitin, että pelkkä matching ei tee täsmäytyksestä kelpoa kirjanpidollisessa mielessä niin mikä tekee? Arvioitaessa yksittäisen tilin paikkansapitävyyttä, täytyy arvioida tilin saldon

  1. Voimassaoloa – Onko saldo vielä validi vai pidetäänkö saldo ennallaan vain koska se on ollut muuttumattomana taseessa aina ennenkin?
  2. Oikeellisuutta – Onko saldo laskettu tai muodostettu määrällisesti oikein esimerkiksi laskelmien kautta? Onko saldon muodostavat transaktiot laskettu saldoon oikein ja tarkasti?
  3. Tarkoituksenmukaisuutta – Perustuuko saldo subjektiiviseen näkemykseen? Onko näkemys ymmärrettävästi ja aukottomasti perusteltu ja dokumentoitu?

Hyvän täsmäytyksen täytyy kertoa tarina. Ei riitä, että täsmäytyksen tekijä on henkilökohtaisesti varmistanut saldon oikeellisuuden. Täsmäytys on dokumentoitava sellaiseen muotoon, että myös ulkopuoliset henkilöt voivat dokumentaation perusteella varmentaa saldon oikeellisuuden. Tämä tarkoittaa käytännössä jokaisen täsmäytettävän tilin tueksi koottavaa dokumentaatiota, joka koostuu esimerkiksi sivukirjanpidon saldoista, laskelmista, muistiotositteista, sähköpostikeskusteluista, jne. Täsmäytyksen ohjeistukset pitäisi myös olla laadittuna tilikohtaisesti. Niiden tulisi kertoa kunkin tilin täsmäytyksen periaatteet (miten täsmäytetään), frekvenssi (kuinka usein täsmäytetään) sekä mahdollisesti määritellyt täsmäytyserojen toleranssit (esim. kuinka monta % tai euroa täsmäytyseroa sallitaan ilman jatkotoimenpiteitä). Lisäksi sisäisen valvonta vaatii täsmäytysten kirjallista hyväksymistä eri henkilöltä kuin täsmäytyksen laatijalta.

Täsmäyttämisen tuskaa ja riskejä

Tilin täsmäyttäminen oikeaoppisesti on siis kriittinen ja vaativa tehtävä. Aiemmassa blogissa avasin hieman Financial Close-prosessia, jonka olennainen osa tilien täsmäytys on. Valitettavan usein raportoinnin aikataulut on viritetty äärimmilleen ilman että itse prosessia olisi aidosti kyetty parantamaan. Aikataulupaine lukujen saamisesta ulos ajallaan ajaa usein laadun yli ja pakottaa ottamaan riskejä. Koska yhdellä kirjanpitäjällä voi olla vastuullaan kymmeniä täsmäytettäviä tilejä, täsmäytykset tehdään asianmukaisesti usein vasta katkon jälkeen. Sen lisäksi, että manuaalinen täsmäytysprosessi syö tehottomuudellaan turhaan ammatti-ihmisten resursseja, jälkikäteen tehty täsmäytys asettaa jo raportoidut luvut vaaraan niiden oikeellisuuden suhteen. Paperipohjaisen täsmäytyksen tarkastus ja hyväksyntä tehdään käytännössä mekaanisesti osana byrokratiaa, sen sijaan, että täsmäytysten sisältöä ja laatua oikeasti valvottaisiin.

Automaatio avuksi

Tasetilien täsmäytysten tarpeellisuutta ja työllistävää vaikutusta ei liene tarpeen kuvata enempää. Avaimet tehokkuuden ja kontrollin parantamiseen löytyy täsmäytysten automatisoimisesta. Automaatioastetta voidaan nostaa hyödyntäen prosessiin varta vasten kehitettyä teknologiaa, jonka johtava tarjoaja on BlackLine. Account Reconciliation moduulin avulla tilien täsmäytykset ovat keskitetysti hallittavissa, niiden tekemiseen tarvittava aika on lyhennettävissä huomattavasti ja täsmäytysprosessin audit trail saadaan aivan eri tasolle verrattuna manuaaliseen ratkaisuun. Kriittiset korkean voluumin tilit (esim. pankkitili, luottokorttivelat) voidaan helposti täsmäyttää transaktiotasolla, jolloin täsmäytyksen laatu ja sen myötä luottamus lukuihin nousee huomattavasti. Ratkaisun avulla täsmäytysprosessi voidaan standardoida hyödyntäen siihen sisään rakennettuja parhaita käytäntöjä. Kertaluonteiset ponnistukset muuttuvat osaksi päivittäisiä rutiineja ja työn kuorma tasoittuu merkittävästi.

 

Financial Close Management – mistä on kyse ja miten BlackLine auttaa siinä?

Financial Close Management (FCM) saattaa alkuun kuulostaa eksoottiselta termiltä. Ensimmäinen ajatus voikin olla, että tämä ei kosketa minun yritystäni. Hyvin todennäköisesti se kuitenkin koskettaa. Itse asiassa se koskettaa jokaista yritystä, joka laatii tilinpäätöksen ja raportoi taloudellisia lukujaan vähintään kvartaaleittain. Kyseessä on siis universaali prosessi, jonka sisällä on tunnistettavissa paljon yhteisiä piirteitä yrityksen koosta, sijainnista ja toimialasta riippumatta. Financial Close (FC) on siis se prosessi, jossa kirjanpito pannaan kiinni, ja päämääränä on mitata tietyn ajanjakson taloudellista suoritusta tuloslaskelman ja taseen muodossa. Tähän päästäkseen prosessin sisällä tehdään tarvittavia jaksotuksia ja muita kirjauksia sekä varmistetaan, että raportteihin päätyvät luvut myös pitävät paikkansa muun muassa tasetilien täsmäytysten kautta. Financial Close Management on puolestaan talousjohdon työkalu siihen, että closing-prosessi toimii oikein ja tehokkaasti. Hyvin toimivan Financial Close -prosessin avulla talousjohtaja voi nukkua yönsä rauhassa ja varmistua siitä, että niin ulkoisille (sijoittajat, verottaja) kuin sisäisille sidosryhmille (ylin johto, yrityksen hallitus) toimitetut taloudelliset tiedot eivät sisällä olennaisia virheitä. Toimivan Financial Close -prosessin avulla vältetään talousjohtajan pahin painajainen, Restatement, eli jo kertaalleen julkaistujen lukujen uudelleen julkaisu korjattuna.

Financial Close Management prosessin haasteet

Financial Close Management ei siis ole mikään uusi tai harvinainen asia. Harvinaista sen sijaan tuntuu olevan, että prosessi toimisi yrityksessä hyvin ja tehokkaasti. Edelleenkiin tänä päivänä suurin osa kauden katkon rutiineista tehdään manuaalisesti ja usein virhealttiiksi tiedettyjen Excel-taulukoiden avulla. Paperiton taloushallinto on ennemmin toiveajattelua kuin todellisuutta tässä prosessissa. Useimmissa yrityksissä katko-prosessi pitää sisällään seuraavanlaisia piirteitä:

  • Automaation aste on alhainen: täsmäytykset tehdään manuaalisesti ja usein jälkijättöisesti, täsmäytyserojen analysiin katkon aikana ei jää aikaa.
  • Muistiotositteita laaditaan Exceleillä ja niiden Audit Trail ei välttämättä ole aukoton. Lisäksi muistiotositteiden ja niiden arkistointi tapahtuu edelleen paperisena, jolloin niiden hyväksyntä on myös manuaalista.
  • Konsernin sisäisten erien täsmäytys on työlästä ja pitkälle manuaalista.
  • Closing-prosessin läpimenoaika on ylipäätään pitkä eikä prosessin tilanteeseen ole näkyvyyttä. Tämä korostuu erityisesti, kun yrityksen closing-prosessiin osallistuva henkilöstö on hajaantunut erilleen toisistaan. Jopa se riittää, että ihmiset istuvat eri puolilla toimistorakennusta.
  • Prosessin dokumentaatio on huono ja siihen liittyy vahva henkilöriski. Varamiesjärjestelyjä ei ole ja henkilöstön vaihtuvuus voi vaarantaa koko prosessin toimivuuden.

Financial Close Management moderniin tapaan

BlackLine on maailman johtava Financial Close Management ratkaisu. Tästä osoituksena on mm. Leaders-kategoria Gartnerin FCPM Magic Quadrant raportissa. BlackLinen ratkaisu kokoaa kaikki closing-prosessin vaiheet saman sateenvarjon alle. Se pitää sisällään työkalut sekä toiminnallisuudet, joiden avulla taloushallinnon automaatioaste nousee, koko raportointiprosessin hallittavuus paranee ja tätä kautta itse taloudellisen information laatu nousee. Asianmukainen closing-prosessi vähentää huomattavasti oleellisen tilinpäätösvirheen esiintymisen todennäköisyyttä.

BlackLinen Financial Close Management ratkaisu sisältää seuraavat tuotteet, joista asiakas voi räätälöidä omaan prosessiinsa ja tarpeeseensa soveltuvan kokonaisuuden:

  • Account Reconciliation – täsmäytysten hallinta ja automaatio
  • Journal Entry – muistiotositteiden käsittely, automatisointi ja täydellisen audit trailin varmistaminen
  • Transaction Matching – täsmäytys transaktiotasolla, linkittäminen tilitäsmäytykseen ja tämän kokonaisuuden automatisointi
  • Task Management – closing-prosessiin liittyvien tehtävien hallinta ja johtaminen
  • Intercompany Hub – sisäisten erien täsmäytys ja käsittely

 

Taloushallinnon lyhyt historia – innovaatioiden ja työn tuottavuuden näkökulma

Kirjanpidon ja taloushallinnon historia ulottuu lähes yhtä kauas kuin ihmiskunnan kirjoitettu historia. Ensimmäisiä viitteitä kirjanpidon kaltaisesta toiminnasta löytyy jo muinaisesta Egyptistä, jossa hallitsijoiden virkamiehet pitivät varastokirjanpitoa tavaroiden määristä, omistajista ja toimittajista. Lisäksi antiikin Mesopotamiasta ja Kreikasta löytyy viitteitä liiketapahtumien ja rahan liikkeiden kirjaamisesta systemaattisesti.

Varsinainen ensimmäinen laskentainnovaatio, joka vaikuttaa edelleen tänäkin päivänä, oli kahdenkertaisen kirjanpidon keksiminen 1400-luvun Italiassa. Kirjanpidon isänä voidaan pitää italialaista Luca Paciolia, joka ensimmäisenä kuvasi venetsialaisten kauppiaiden käyttämän kirjanpidon järjestelmän teoksessaan  “Summa de arithmetica, geometria. Proportioni et proportionalita” vuonna 1494. Tätä teosta voidaan pitää historian ensimmäisenä laskentatoimen oppikirjana, jossa Pacioli kuvasi kahdenkertaisen kirjanpidon sekä pääkirjan ja päiväkirjan periaatteen.

Kirjanpito säilyi täysin manuaalisena toimintana aina 1800-luvun lopulle saakka, jolloin valmistettiin ensimmäiset mekaaniset ”kirjanpitokoneet” ja laskukoneet. Aluksi nämä tekniset avustimet olivat vain suurimpien yritysten käytössä ja korkeintaan nauhalaskimen avustuksella kirjanpitoa tehtiin aina 1980-luvulle saakka useimmissa yrityksissä. Kirjanpidon teknistymisen ja automaation alkuaikoihin liittyy myös Suuren Sinisen, IBM:n syntyminen. Yhdysvaltalainen Herman Hollerith rakensi ensimmäisen reikäkorttikoneen vuoden 1890 USA:n väestönlaskentaa varten. Hollerithin perustamasta yhtiöstä tuli myöhemmin IBM ja reikäkorttikoneita käytettiin myös kirjanpidon toteutuksessa.

Automaation ensimmäinen aalto – sähköiset työkalut ja transaktioiden automatisointi

Henkilökohtaisen tietokoneen yleistyminen 1980-luvulla, kiitos IBM:n tässäkin asiassa, oli ensimmäinen askel kohti automatisoidumpaa taloushallintoa. Laitteiden ja ohjelmistojen kehitys 1980-alkaen mahdollisti siirtymisen paperilla tehtävästä kirjanpidosta ”ATK-avusteiseen” työskentelytapaan. Tämä tarkoitti lähinnä kirjanpitotyön tekemistä sähköisellä työvälineellä seitsensarakkeisen tilivihkon sijaan. Todellinen ensimmäinen harppaus taloushallinnon automaatiossa koettiin, kun tietoverkkojen ja ohjelmistojen kehitys mahdollisti mm. konekielisten tiliotteiden siirron pankista kirjanpidon järjestelmiin sekä erityyppisten ohjelmistojen käyttöönoton yrityksen reaaliprosessien hoitamiseksi. Näistä esimerkkinä voidaan mainita sähköiset kassajärjestelmät ja varastonhallintajärjestelmät, joista voitiin siirtää tietoa kirjanpitoon automaatisesti.

1980-luvulta aina 2000-luvulle asti taloushallinnon sähköistyminen ja sen aikaansaama työn tuottavuuden parantaminen ovat perustuneet kahteen komponenttiin: siirtymiseen ohjelmistojen käyttöön ylipäätään ja ennen kaikkea transaktioiden automatisointiin. Tämän aikakauden keskeiset innovaatiot ovat mahdollistaneet suurien tapahtumamäärien (transaktioden) käsittelyn tehokkaammmin ja vähintään osittain automatisoituna, joka on lisännyt taloushallintohenkilöstön työn tuottavuutta merkittävästi.

Automaation toinen aalto – työn järkevöittäminen ja jatkuvuuden varmistaminen

Kirjanpidon isä Luca Pacioli varoitteli jo muinoin Venetsiassa, että ”ettei kirjanpitäjän tule mennä nukkumaan ennen kuin debit on yhtä kuin kredit”. Tätä ohjetta on noudatettu ja edelleen noudatetaan varsin kirjaimellisesti talousfunktioissa ympäri maailman. Vaikka taloushallinnon automaatioaste on kiistatta noussut, joutuu taloushallinnon väki edelleen venyttämään päivää mm. kuukausiraportoinnin yhteydessä. Automaation ansiosta manuaalisten kirjausten määrä on toki vähentynyt, mutta samaan aikaan raportointiaikataulut ja muut vaatimukset ovat kiristyneet. Tämän vuoksi taloushallinnon henkilöstö on jatkuvan paineen alla, joka on johtanut muun muassa suhteelliseen korkeaan henkilöstön vaihtuvuuteen. Taloushallinnon henkilöstön roolia on akateemisessa keskustelussa kuvattu 2000-luvun aikana siten, että käynnissä on muutos ”pavunlaskijasta liiketoiminnan sparraajaksi”. Valitettavasti tämä muutos ei ole toteutunut, vaan suuri osa kirjanpitäjistä on edelleen kiinni varsinaisessa kuukauden vaihteen prosessissa, johon liittyy edelleen paljon manuaalista työtä. Taloushallinnon automaatioasteen nousu on helpottanut kirjanpitäjien työtä, mutta suurin muutospaine näyttää olevan itse prosessissa. Nykyisin käytössä oleva prosessi on kuukausittain toistuva ”eräajopohjainen” tapahtumasarja, jossa kuukauden vaihteen jälkeen tiukaksi laaditussa aikataulussa kootaan ja raportoidaan edellisen kuukauden luvut. Usein tällä prosessille on varattu vain muutamia työpäiviä kuukauden vaihteen jälkeen ja jatkuva paine nopeuttaa prosessia entisestään on läsnä.

Transaktioden prosessointi ei ole ainoa osa taloushallintoa, joka on mahdollista automatisoida ja digitalisoida. Aivan viime vuosina on noussut uusi kokonainen ohjelmistokategoria ”ERP:n ja raportoinnin välimaastoon”, joka tunnetaan englanninkielisessä kirjoittelussa termillä Enhance Finance and Control Automation (EFCA). Tämän kategorian ehdoton pioneeri ja suunnannäyttäjä on yhdysvaltalainen BlackLine, jonka ratkaisun avulla on mahdollista standardoida ja automatisoida kirjanpitoon ja kuukauden katkoon liittyviä toimintoja. Lisäksi se parantaa raportoinnin laatua tarjoamalla yhtenäisen viitekehyksen kirjanpidon prosessiin, joka on luonteeltaan jatkuva, kerran kuussa tapahtuvan eräajopohjaisen prosessin sijaan. Tässä jatkuvassa korkean automaatioasteen prosessissa työkuorma jakautuu tasaisemmin läpi kuukauden ja kuun vaihteen piikkejä ei enää ole. Lienee selvää, että tällainen prosessi vähentää taloushallinnon henkilöstön työkuormaa ja parantaa työssä viihtymistä.

Katse tulevaisuuteen

Taloushallinnon automaatiosta ja teknologian kehityksestä ollaan nähty vasta pieni häivähdys. Tällä hetkellä robotisaatio, keinoäly ja kognitiiviset teknologiat ovat teknologian mega-trendejä. Ne eivät ole enää utuisia visioita tulevaisuudesta, vaan toimivia sovelluksia on jo käytössä. IBM Watson teknologialla on jo tehty sovelluksia mm. syöpäsairauksien tutkimuksen parissa, joten on helppo uskoa, että keinoälylle löytyy sovelluksia myös arkisimpien rutiinien tehostajana esimerkiksi juuri taloushallinnossa. Robotit tuskin korvaavat kirjanpitäjiä tulevaisuudessakaan, vaikka The Wall Street Journal niin jo artikkelinsa otsikoikin. Sen sijaan automatiikan ja keinoälyn avulla voidaan viimein saavuttaa se, mistä on pitkään puhuttu: vapauttaa kirjanpitäjät “papujen laskennasta” ja antaa heidän keskittyä liiketoiminnan lukujen analysointiin sen sijaan.